Die Arbeitszeiterfassung bleibt eines der drängendsten Themen für Unternehmen. Während noch 2023 ein Referentenentwurf die Runde machte, wartet ihr im November 2025 weiterhin auf konkrete gesetzliche Regelungen. Was bedeutet das für euren Büroalltag? Zeiterfassung im Büro 2026? Was Büros künftig wohl genauer beachten müssen.
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 steht fest: Arbeitgeber:innen in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen erfassen.
Doch während die Pflicht rechtlich bereits besteht, fehlt es nach wie vor an einem konkreten Gesetz, das das „Wie“ eindeutig regelt. Mit dem Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD rückt das Zeiterfassungsgesetz 2026 nun jedoch in greifbare Nähe – auch wenn der genaue Zeitpunkt seiner Verabschiedung weiterhin offen bleibt.
Hintergrund zur aktuellen Rechtslage
Die Geschichte der Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist eine Geschichte des Wartens. Bereits im Mai 2019 entschied der EuGH, dass alle Arbeitgeber:innen ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen.
Das Bundesarbeitsgericht bestätigte im September 2022, dass diese Pflicht auch in Deutschland gilt – und zwar sofort, ohne dass es eines neuen Gesetzes bedürfe. Trotzdem warteten viele Unternehmen auf konkrete gesetzliche Vorgaben. Im April 2023 wurde ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales bekannt, der die elektronische Zeiterfassung vorsah. Doch dieser Entwurf wurde nie als Gesetz verabschiedet. Die damalige Ampel-Koalition konnte sich nicht einigen.
Erst mit dem Koalitionsvertrag 2025 kam neue Bewegung in die Sache. Die Regierungsparteien kündigten an, die elektronische Zeiterfassung „unbürokratisch zu regeln“ – mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen. Konkrete Details stehen jedoch weiterhin aus.
Minijob-Grenze 2026 – das müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten
Was das Gesetz für Zeiterfassung im Büro 2026 bedeuten könnte
Auch wenn das finale Gesetz noch auf sich warten lässt, zeichnen sich auf Basis des Referentenentwurfs und der politischen Ankündigungen einige Kernpunkte ab, die ihr im Auge behalten solltet.
Elektronische Erfassung als Standard
Die elektronische Zeiterfassung soll zur Regel werden. Das bedeutet aber nicht zwangsläufig teure Stechuhren. Auch Excel-Tabellen, Zeiterfassungs-Apps oder webbasierte Systeme gelten als elektronisch – solange sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren.
Ausnahmen für Kleinbetriebe
Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten sollen von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen werden. Hier würde weiterhin eine händische Aufzeichnung genügen. Außerdem können Tarifparteien per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung Ausnahmen vereinbaren.
Gestaffelte Übergangsfristen
Um Unternehmen Zeit zur Umstellung zu geben, sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Diese orientieren sich an der Unternehmensgröße und können zwischen einem und fünf Jahren liegen.
Das gibt euch im Büro zwar etwas Luft zum Atmen, doch Vorsicht: Die Erfassungspflicht besteht rechtlich bereits jetzt.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Eine gute Nachricht: Vertrauensarbeitszeitmodelle werden auch mit dem Zeiterfassungsgesetz 2026 nicht komplett verschwinden.
Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeit selbst erfassen, und Arbeitgeber:innen dürfen bei Vertrauensarbeitszeit auf Kontrollen verzichten – solange sichergestellt ist, dass gesetzliche Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Tipps für die Zeiterfassung im Büro 2026
Auch wenn das Gesetz noch nicht verabschiedet ist, solltet ihr nicht auf den letzten Drücker handeln. Hier sind einige Empfehlungen, wie ihr euch schon jetzt vorbereiten könnt:
- Prüft eure bestehenden Systeme: Erfasst ihr bereits Arbeitszeiten? Falls ja, dokumentiert ihr auch Beginn, Ende und Dauer? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, nachzubessern.
- Holt euch Unterstützung: Bindet euren Betriebsrat frühzeitig ein. Bei der konkreten Ausgestaltung von Zeiterfassungssystemen hat er ein Mitbestimmungsrecht – eine gute Gelegenheit für gemeinsame Lösungen.
- Wählt das passende System: Elektronisch muss nicht kompliziert sein. Überlegt, welche Lösung zu eurem Büroalltag passt – ob App, webbasierte Software oder klassisches Terminal.
- Schult eure Mitarbeiter:innen: Die beste Software nützt nichts, wenn niemand weiß, wie sie funktioniert. Plant Zeit für Einführung und Training ein.
- Beachtet den Datenschutz: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Stellt sicher, dass eure Lösung DSGVO-konform ist und nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Eine hilfreiche Orientierung bieten die offiziellen FAQ zur Arbeitszeiterfassung, die wichtige Fragen zur praktischen Umsetzung klären.
Ausblick auf die kommenden Monate
Wann genau das Zeiterfassungsgesetz 2026 tatsächlich kommt, bleibt abzuwarten. Die Regierungsparteien haben es im Koalitionsvertrag fest zugesagt, doch der konkrete Zeitplan ist unklar. Experten gehen davon aus, dass ein Gesetzentwurf noch in diesem oder spätestens im kommenden Jahr vorgelegt wird.
Was bis dahin für euch gilt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits auf Basis der Gerichtsurteile. Ihr könnt euch nicht darauf berufen, auf das finale Gesetz zu warten. Wer keine Zeiterfassung hat, riskiert bereits jetzt Konflikte mit Behörden oder Mitarbeiter:innen.
| Aspekt | Aktueller Stand (November 2025) | Was zu erwarten ist |
|---|---|---|
| Rechtslage | Pflicht besteht bereits aufgrund BAG-Urteil 2022 | Konkretisierung durch Gesetz |
| Form der Erfassung | Keine genaue Vorgabe, Gestaltungsspielraum | Elektronisch als Standard, Ausnahmen für Kleinbetriebe |
| Übergangsfristen | Keine | 1–5 Jahre je nach Unternehmensgröße |
| Bußgelder | Nur bei Verstößen gegen ArbZG (Überstunden, Sonn-/Feiertagsarbeit) | Bis zu 30.000 Euro bei Verstößen gegen Erfassungspflicht |
Zusätzliche Perspektiven zur Umsetzung in der Praxis findet ihr in dieser Übersicht häufiger Einwände, die zeigt, wie flexible Lösungen trotz Erfassungspflicht möglich sind.
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Fazit zur Zeiterfassung im Büro 2026
Das Zeiterfassungsgesetz 2026 mag noch auf sich warten lassen, doch die Weichen sind längst gestellt. Die Erfassungspflicht ist bereits Realität – das kommende Gesetz wird sie lediglich konkretisieren und mit klaren Vorgaben sowie Übergangsfristen versehen. Für euch bedeutet das: Wartet nicht auf den letzten Moment, sondern nutzt die Zeit jetzt, um passende Lösungen zu finden.
Zeiterfassung muss kein bürokratisches Monster sein. Mit den richtigen Systemen und einer offenen Kommunikation im Team lässt sich die Pflicht pragmatisch umsetzen – zum Schutz aller Mitarbeiter:innen und zur Rechtssicherheit eures Unternehmens.
FAQs zur Zeiterfassung im Büro 2026
Muss ich als Arbeitgeber:in bereits jetzt Arbeitszeiten erfassen?
Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits seit dem BAG-Urteil von 2022. Sie gilt unabhängig davon, ob ein konkretes Gesetz verabschiedet wurde.
Gilt die Erfassungspflicht auch für kleine Büros?
Grundsätzlich ja. Allerdings sollen Betriebe mit unter zehn Mitarbeiter:innen laut geplanten Regelungen von der elektronischen Erfassung ausgenommen werden. Eine händische Dokumentation würde dort genügen.
Können wir weiterhin Vertrauensarbeitszeit praktizieren?
Vertrauensarbeitszeitmodelle bleiben auch mit Zeiterfassung möglich. Mitarbeiter:innen können ihre Zeit selbst erfassen, solange die gesetzlichen Vorgaben zu Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden.
Was passiert, wenn wir keine Zeiterfassung einführen?
Aktuell drohen Bußgelder nur bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (etwa nicht erfasste Überstunden). Sobald das Gesetz in Kraft tritt, können Bußgelder bis zu 30.000 Euro verhängt werden.
Welche Form der Zeiterfassung ist ausreichend?
Elektronische Systeme sind vorgesehen, aber auch Excel-Listen oder Apps gelten als elektronisch. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.
Artikelbild: Unsplash / Jakub Żerdzicki; Keywords: Zeiterfassungsgesetz 2026?
