Wann verjährt eine Rechung? Hintergründe und Tipps fürs moderne Büro

Unbezahlte Rechnungen gehören zum Büroalltag – doch wie lange könnt ihr eigentlich noch darauf bestehen, dass säumige Kund:innen zahlen? Die Verjährung von Forderungen ist ein wichtiges Thema, das jedes Unternehmen betrifft. In diesem Artikel erfahrt ihr alles Wissenswerte rund um Verjährungsfristen und wie ihr eure Ansprüche rechtzeitig sichert. Wann verjährt eine Rechnung? Hintergründe und Tipps fürs moderne Büro bietet dieser Artikel.

Ob kleine Dienstleistung oder größerer Auftrag – wer Rechnungen schreibt, möchte natürlich auch sein Geld bekommen. Doch was passiert, wenn Kund:innen einfach nicht zahlen? Viele Selbstständige und Unternehmen stellen sich die Frage: Wann verjährt eine Rechnung eigentlich, und was kann ich dagegen tun?

Die gute Nachricht: Das deutsche Recht gibt euch einen klaren Rahmen vor, innerhalb dessen ihr eure Forderungen durchsetzen könnt. Allerdings tickt die Uhr, und wer zu lange wartet, schaut am Ende möglicherweise in die Röhre. Deshalb lohnt es sich, die wichtigsten Regelungen zu kennen und im Büroalltag entsprechend zu handeln.

Hintergrund zur Verjährung von Forderungen

Die Verjährung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt und dient dazu, Rechtssicherheit zu schaffen. Nach Ablauf der Verjährungsfrist könnt ihr eure Forderung zwar theoretisch noch geltend machen, aber der Schuldner oder die Schuldnerin kann die Zahlung mit dem Hinweis auf Verjährung verweigern. Das bedeutet: Eure Rechnung wird praktisch wertlos, wenn ihr nicht rechtzeitig aktiv werdet.

Grundsätzlich beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist in Deutschland drei Jahre. Diese Frist beginnt jedoch nicht automatisch mit dem Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und ihr davon Kenntnis erlangt habt. Wenn ihr also im März 2024 eine Rechnung stellt, beginnt die Verjährungsfrist am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2027. Das gibt euch etwas Luft, bedeutet aber auch, dass ihr den Überblick behalten müsst.

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Wann verjährt eine Rechnung? Das Wichtigste im Überblick

Nachdem wir die grundlegenden Regelungen geklärt haben, schauen wir uns nun die verschiedenen Facetten der Verjährung genauer an. Denn nicht jede Rechnung unterliegt denselben Fristen, und es gibt Möglichkeiten, die Verjährung zu unterbrechen oder zu hemmen.

Wann verjährt eine Rechnung konkret?

Die Standard-Verjährungsfrist von drei Jahren gilt für die meisten geschäftlichen Forderungen. Das betrifft Rechnungen für Dienstleistungen, Warenlieferungen oder Werkleistungen im B2B- und B2C-Bereich. Wichtig ist dabei der Fristbeginn: Er startet immer zum Jahresende des Jahres, in dem die Forderung fällig wurde. Eine am 15. Juni 2024 fällige Rechnung beginnt ihre Verjährung also am 1. Januar 2025 und verjährt am 31. Dezember 2027.

Es gibt allerdings Ausnahmen von dieser Regelung. Bestimmte Forderungen unterliegen kürzeren oder längeren Fristen, je nach Art der Leistung und vertraglicher Vereinbarung.

Sonderregelungen für verschiedene Branchen

Nicht alle Rechnungen sind gleich. Für manche Bereiche hat der Gesetzgeber kürzere Verjährungsfristen vorgesehen:

• Handwerkerleistungen am Bau: Hier gilt eine zweijährige Verjährungsfrist für Mängelansprüche, während die Zahlungsforderung selbst der dreijährigen Regelung unterliegt.
• Miete und Pacht: Ansprüche aus Mietverhältnissen verjähren ebenfalls nach drei Jahren, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
• Schadensersatzansprüche: Bei Personenschäden können Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, während andere Schadensersatzforderungen nach drei Jahren verjähren.
• Gerichtliche Titel: Wenn ihr bereits ein Urteil oder einen Vollstreckungsbescheid erwirkt habt, verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre.

Die Verjährung unterbrechen oder hemmen

Ihr müsst nicht tatenlos zusehen, wie eure Forderungen verjähren. Das Gesetz sieht verschiedene Möglichkeiten vor, die Verjährungsfrist zu unterbrechen oder zu hemmen. Bei einer Unterbrechung beginnt die Frist danach komplett neu zu laufen, bei einer Hemmung wird sie lediglich pausiert.

Eine Unterbrechung der Verjährung erreicht ihr durch folgende Maßnahmen: Einreichung einer Klage beim zuständigen Gericht, Zustellung eines Mahnbescheids, Einleitung eines Güteverfahrens oder Stellung eines Insolvenzantrags. Auch wenn der Schuldner oder die Schuldnerin die Forderung ausdrücklich anerkennt – etwa durch eine Teilzahlung oder eine schriftliche Bestätigung –, beginnt die Verjährungsfrist von neuem.

Eine Hemmung tritt beispielsweise ein, wenn Verhandlungen zwischen euch und dem Schuldner oder der Schuldnerin laufen. Die Frist läuft dann für die Dauer der Verhandlungen nicht weiter, maximal jedoch für drei Monate nach deren Ende.

Mahnungen und ihre Wirkung

Viele denken, dass eine Mahnung die Verjährung unterbricht – das ist jedoch ein weit verbreiteter Irrtum. Eine einfache Zahlungserinnerung oder Mahnung hat keinen Einfluss auf den Lauf der Verjährungsfrist. Sie ist zwar wichtig, um den Schuldner oder die Schuldnerin in Verzug zu setzen und Verzugszinsen geltend machen zu können, stoppt aber nicht die Verjährungsuhr.

Erst wenn ihr den Mahnbescheid beim Amtsgericht beantragt und dieser zugestellt wird, unterbrecht ihr die Verjährung. Der Mahnbescheid ist ein gerichtliches Verfahren, das relativ unkompliziert und kostengünstig ist. Nach Erhalt hat der Schuldner oder die Schuldnerin zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen. Geschieht das nicht, könnt ihr einen Vollstreckungsbescheid beantragen.

Dokumentation im Büroalltag

Um nicht den Überblick zu verlieren, ist eine gute Dokumentation unerlässlich. Erfasst alle Rechnungen systematisch in eurer Buchhaltungssoftware und markiert offene Forderungen deutlich. Notiert euch die Verjährungsfristen und setzt euch rechtzeitig Erinnerungen, mindestens ein halbes Jahr vor Ablauf der Frist.

Folgende Tabelle zeigt euch, wann bei verschiedenen Rechnungsdaten die Verjährung eintritt:

Praktische Tipps für euer Forderungsmanagement

Damit ihr eure Forderungen nicht durch Verjährung verliert, solltet ihr ein strukturiertes Mahnwesen etablieren. Je früher ihr auf unbezahlte Rechnungen reagiert, desto besser stehen eure Chancen, das Geld tatsächlich zu erhalten.

• Versendet die erste freundliche Zahlungserinnerung etwa eine Woche nach Fälligkeit. Bleibt diese erfolglos, folgt nach weiteren ein bis zwei Wochen die erste Mahnung mit einem konkreten Zahlungsziel und dem Hinweis auf mögliche Verzugszinsen. Nach der zweiten Mahnung solltet ihr rechtliche Schritte wie den Mahnbescheid in Erwägung ziehen – spätestens wenn die Verjährungsfrist in absehbare Nähe rückt.
• Nutzt moderne Buchhaltungssoftware, die euch automatisch an offene Forderungen erinnert und Mahnungen generiert. Viele Programme berechnen auch automatisch die Verjährungsfristen und warnen euch rechtzeitig. Das spart Zeit und verhindert, dass Forderungen durch die Maschen rutschen.
• Dokumentiert alle Kommunikation mit säumigen Zahler:innen sorgfältig. E-Mails, Briefe, Telefonnotizen – alles kann später relevant sein, um nachzuweisen, dass ihr eure Forderung rechtzeitig geltend gemacht habt. Auch Teilzahlungen oder Zahlungsvereinbarungen solltet ihr schriftlich festhalten, da sie die Verjährung neu starten lassen können.
• Überlegt euch außerdem, ob ihr bei größeren Aufträgen Abschlagszahlungen vereinbart oder Vorauskasse verlangt. Das minimiert euer Risiko erheblich. Auch Bonitätsprüfungen bei Neukund:innen können sinnvoll sein, um von vornherein Zahlungsausfälle zu vermeiden.

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Wann verjährt eine Rechnung? Fazit

Die Frage „Wann verjährt eine Rechnung?“ lässt sich für die meisten Geschäftsvorgänge klar beantworten: nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Doch diese Frist läuft nicht automatisch ab – ihr könnt sie durch gezielte Maßnahmen wie Mahnbescheide oder anerkannte Teilzahlungen unterbrechen und so eure Ansprüche sichern.

Für euren Büroalltag bedeutet das: Haltet offene Forderungen im Auge, reagiert zeitnah auf Zahlungsverzögerungen und scheut euch nicht, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn es nötig wird. Mit einem gut organisierten Forderungsmanagement und der richtigen Software verliert ihr keine Ansprüche durch Verjährung und sorgt für eine gesunde Liquidität in eurem Unternehmen.

FAQs: Wann verjährt eine Rechnung?

Beginnt die Verjährungsfrist mit dem Rechnungsdatum?
Nein, die Verjährungsfrist beginnt immer am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden und fällig wurde. Eine im Juni 2024 gestellte Rechnung verjährt also erst Ende 2027.

Unterbricht eine Mahnung die Verjährung?
Eine einfache Mahnung unterbricht die Verjährung nicht. Nur gerichtliche Schritte wie ein Mahnbescheid oder eine Klage sowie die ausdrückliche Anerkennung der Forderung durch den Schuldner oder die Schuldnerin unterbrechen die Verjährungsfrist.

Was passiert, wenn eine Rechnung verjährt ist?
Nach Eintritt der Verjährung kann der Schuldner oder die Schuldnerin die Zahlung verweigern. Eure Forderung bleibt zwar theoretisch bestehen, ist aber praktisch nicht mehr durchsetzbar, wenn sich die Gegenseite auf die Verjährung beruft.

Können wir die Verjährungsfrist vertraglich verlängern?
Ja, grundsätzlich können Verjährungsfristen vertraglich verlängert werden, allerdings nur in gewissem Rahmen. Eine Verkürzung unter ein Jahr ist hingegen meist unwirksam. Lasst solche Klauseln am besten rechtlich prüfen.

Gilt die dreijährige Frist für alle Rechnungen?
Für die meisten geschäftlichen Forderungen gilt die dreijährige Verjährungsfrist. Es gibt jedoch Ausnahmen, etwa bei gerichtlichen Titeln (30 Jahre) oder bestimmten Gewährleistungsansprüchen. Im Zweifelsfall solltet ihr rechtlichen Rat einholen.

Hinweis: Trotz sorgfältiger Recherche keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben, im Zweifelsfall bitte Fachpersonal konsultieren.

Artikelbild: Unsplash / Scott Graham; Keywords: Wann verjährt eine Rechnung?